Werk dat vanzelf gebeurt
Procesautomatisatie betekent dat terugkerende handelingen automatisch gebeuren in plaats van door een medewerker: data overtypen, bestanden doorsturen, lijsten bijwerken, herinneringen versturen. Datamatic bouwt die automatisaties voor kleine en middelgrote ondernemingen in Limburg en Vlaanderen, met Power Automate, Power Apps en Python. Bij elke automatisatie horen logging en verwittiging, zodat een storing meteen opvalt.
Herken je dit?
- Dezelfde gegevens worden twee keer ingetypt, in twee programma's, door twee mensen.
- Elke week gaat er tijd naar een bestand samenstellen en doorsturen dat er altijd hetzelfde uitziet.
- Iemand houdt de opvolging bij in een Excel omdat het systeem het niet doet.
- Een aanvraag blijft liggen omdat niemand wist dat ze op hem wachtte.
- Als één persoon op vakantie is, valt een stuk van de administratie stil.
Wat ik doe
Het proces eerst uitschrijven.
Een slecht proces automatiseren geeft je een slecht proces dat sneller loopt. Vaak blijkt bij het uittekenen dat twee stappen overbodig zijn. Dat is het goedkoopste stuk van de winst en het gebeurt voor er één regel code geschreven is.
Automatiseren waar het waarde heeft.
Niet alles hoort geautomatiseerd te worden. Handelingen die vaak terugkomen, gevoelig zijn voor typfouten of tussen systemen liggen: ja. Werk waar iemand een afweging moet maken: nee, daar houd je de mens in het proces en zorg je dat hij de juiste informatie op het juiste moment krijgt.
Bouwen op wat er staat.
Werken jullie in Microsoft 365, dan is Power Automate meestal het logische gereedschap en zit het al in je licentie. Ligt het buiten die wereld of is het te specifiek, dan schrijf ik het in Python. Het gereedschap volgt de situatie.
Zorgen dat je weet wanneer het faalt.
Elke automatisatie valt ooit stil, meestal omdat een systeem aan de andere kant verandert. Daarom hoort er verwittiging en logging bij: je merkt het als het misgaat, in plaats van het drie weken later te ontdekken.
Waarmee
- Power Automate
- Power Apps
- Python
- REST API's
- Azure
- SQL
- Microsoft 365
Wat het oplevert
Tijd die terugkomt, maar dat is niet het belangrijkste. Wat vooral verandert: het werk gebeurt ook als de persoon die het altijd deed er niet is, en de fouten die met overtypen samengaan verdwijnen. Processen die van één iemands gewoontes afhangen zijn een risico dat je niet ziet tot het zich voordoet.
Veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen
Wat als ons proces binnen een jaar verandert?
Dat gebeurt, en het is voorzien. Automatisaties worden zo opgebouwd dat de stappen apart aanpasbaar zijn, en je krijgt documentatie waarin staat wat waar gebeurt.
Betekent dit dat er iemand overbodig wordt?
In de praktijk bijna nooit. Het werk dat wegvalt is het werk waar niemand graag aan zit: overtypen, kopiëren, bestanden doorsturen. Wat overblijft is het werk waarvoor je die persoon eigenlijk in dienst hebt.
Hoe weten we dat het correct blijft lopen?
Er komt logging en verwittiging bij elke automatisatie, en bij de oplevering spreken we af wie waarop gealarmeerd wordt.
Benieuwd of er bij jullie potentieel ligt?
Een gesprek van een halfuur is genoeg om dat te weten. Vrijblijvend, en je hoeft niets voor te bereiden. Vertellen wat er vandaag met de hand gebeurt is een prima vertrekpunt.