Dashboards die zichzelf bijwerken
Datamatic bouwt dashboards en rapportering voor kleine en middelgrote ondernemingen in Limburg en Vlaanderen, op basis van Power BI en een semantisch model. De rapporten werken zichzelf bij en zijn te raadplegen op kantoor, onderweg en bij een klant, ook zonder voor elke gebruiker een Power BI Pro-licentie te kopen. Wat omzet, marge of een actieve klant betekent, wordt één keer gedefinieerd en geldt daarna in elk rapport.
Herken je dit?
- Het maandoverzicht is een Excel die iemand elke maand opnieuw in elkaar zet.
- Twee rapporten geven een ander cijfer voor hetzelfde en de vergadering gaat over wie er juist is.
- Je weet halfweg de maand pas hoe de vorige maand gelopen is.
- Er bestaat een mooi dashboard, maar het staat op één computer en de cijfers zijn van zes weken oud.
Wat ik doe
Eerst vragen wat je wil weten.
Niet welke grafiek je wil zien. Een dashboard bouwen begint bij de beslissingen die je wil kunnen nemen; de visualisaties volgen daaruit.
Een semantisch model bouwen.
Dit is de laag tussen je data en je rapporten, en het is het belangrijkste stuk van het werk. Wat is omzet, wat is marge, wat is een actieve klant: dat wordt hier één keer correct gedefinieerd. Daarna is elke berekening in elk rapport per definitie dezelfde. Zonder die laag krijg je precies het probleem waarmee mensen bij mij komen: drie rapporten, drie antwoorden.
Het dashboard erop bouwen, met automatische verversing.
Geen handmatige stap tussen een nieuwe factuur en een bijgewerkt cijfer.
Toegang regelen zonder licentiedrempel.
Power BI vraagt normaal per gebruiker een Pro-licentie, en voor een KMO loopt dat snel op tegenover wat het oplevert. Ik bied de dashboards daarom aan via een portaal op Power BI Embedded, het model dat Microsoft voorziet om rapporten aan externe gebruikers te tonen. Het werkt met beveiligde embed-URL's via een service principal, aan een licentiekost die aanzienlijk onder die per-gebruikerprijs blijft. Waar nodig komt daar row level security bovenop, zodat niet iedereen dezelfde marges of dezelfde klanten ziet.
Waarmee
- Power BI
- Power BI Embedded
- Semantisch model
- DAX
- SQL
- Microsoft Fabric
- Row level security
Wat het oplevert
Cijfers die kloppen en die iedereen op dezelfde manier leest. Beslissingen op data van vandaag in plaats van van vorige maand. En dashboards die je effectief bovenhaalt op het moment dat je ze nodig hebt, ook als dat aan een keukentafel bij een klant is.
Gerelateerde case
Van facturatiesoftware naar rapportering waar echt op gestuurd wordt
Hoe een semantisch model de maandelijkse Excel verving door rapporten die zichzelf bijwerken en overal hetzelfde cijfer tonen.
Veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen
Moeten we Power BI-licenties aankopen voor iedereen?
Niet noodzakelijk. Via het portaal betaal je een licentiekost die onder de Power BI Pro-prijs per gebruiker ligt. Werk je liever volledig binnen je eigen Microsoft-omgeving, dan kan dat ook. Dan bekijken we samen wat het verschil in kost is.
Kunnen we zelf zien wie wat mag bekijken?
Ja. Met row level security bepaal je per gebruiker of per rol welke gegevens zichtbaar zijn. Een vertegenwoordiger ziet dan bijvoorbeeld enkel zijn eigen klanten.
Werkt het op tablet en telefoon?
Ja. Dat is voor veel klanten net het punt: de cijfers zijn bruikbaar op het moment dat je bij iemand zit.
Kunnen we het achteraf zelf aanpassen?
Als je dat wil, bouw ik het zo op en leer ik het jullie aan. Veel bedrijven kiezen er bewust voor dat niet te doen en aanpassingen door te geven. Beide is prima, zolang de keuze bewust is.
Benieuwd of er bij jullie potentieel ligt?
Een gesprek van een halfuur is genoeg om dat te weten. Vrijblijvend, en je hoeft niets voor te bereiden. Vertellen wat er vandaag met de hand gebeurt is een prima vertrekpunt.